(dále jen „Informace“)
TV Nova s.r.o., IČO: 45800456, se sídlem na adrese Kříženeckého náměstí 1078/5, Praha 5 - Hlubočepy (dále jen „Společnost“ nebo „my“ ve všech tvarech) jakožto správce osobních údajů, vám touto Informací dává na vědomí, jak a proč zpracováváme v souvislosti s vaší spoluprací s námi vaše osobní údaje (dále jen „Osobní údaje“), jak to požadují příslušné předpisy v oblasti ochrany osobních údajů, zejména Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (tzv. obecné nařízení o ochraně osobních údajů, tedy GDPR).
Abychom měli vždy aktuální Osobní údaje, informujte nás o jakékoli změně vašich Osobních údajů.
Vaše Osobní údaje budeme zpracovávat pouze tam, kde to dovoluje zákon, zejména v následujících situacích: i) když to bude potřeba k plnění smlouvy, kterou jsme s vámi uzavřeli, ii) když to bude potřeba ke splnění našich zákonných povinností, iii) když to budou vyžadovat naše oprávněné zájmy (nebo oprávněné zájmy třetích osob), pokud nad nimi nepřevažují vaše zájmy a práva. Vaše Osobní údaje můžeme použít i v následujících, pravděpodobně vzácných případech: iv) na ochranu vašich zájmů (nebo zájmů někoho jiného), nebo v) pokud to bude vyžadovat veřejný zájem nebo úřední účely.
V rámci evidence externích dodavatelů zpracováváme vaše Osobní údaje jako například identifikační a kontaktní údaje, osobní e-mailovou adresu a telefonní číslo, osobní číslo a číslo vstupní karty (případně přidělené Společností), číslo vašeho bankovního účtu a další potřebné osobní údaje předané Společnosti, respektive údaje námi evidované, zejména o poskytnutých službách a sjednané odměně. Dále zpracováváme vaše identifikační číslo, daňové identifikační číslo, daňový domicil a registrační číslo plátce DPH.
Toto zpracování Osobních údajů je nezbytné pro plnění naší společné smlouvy (zejm. pro fakturaci) a pro dodržení zákonných povinností Společnosti stanovených právními předpisy (zejména v oblasti daňové a účetní). Zpracování pro tento účel v sobě zahrnuje zejména zpracovávání údajů v rámci systému SmartFP, systému EGJE, a dále v rámci účetní evidence v systému MDM.
Pro potřeby správy informačních technologií a zabezpečení našich informačních systémů, a sítě zpracováváme vaše Osobní údaje, jako jsou například identifikační údaje (včetně záznamů o použití magnetické karty), přístupové údaje, IP adresy a údaje o používání našich informačních a komunikačních systémů. To zahrnuje vhodné a přiměřené zaznamenávání použití informačních technologií a systémů Společnosti pomocí automatizovaných systémů, jakož i jejich oprávněný přezkum, pokud se Společnost rozumně domnívá, že externí dodavatel porušuje zásady Společnosti vztahující se na používání informačních technologií a/nebo systémů Společnosti. Tento přezkum bude provádět pouze omezený okruh pověřených pracovníků v souladu se zásadami Společnosti o bezpečnosti informačních technologií. Toto zpracování probíhá na základě našich oprávněných zájmů, aby bylo zajištěno řádné a bezpečné fungování a užívání vnitřních systémů, sítí a pracovních zařízení. Tyto Osobní údaje budeme uchovávat po dobu nezbytnou k naplnění účelu tohoto zpracování, zpravidla po dobu trvání smluvního vztahu.
V prostorách sídla Společnosti je provozován kamerový systém (VSS) s uchováváním záznamu osob pohybujících se v takových prostorách. Účelem pořizování záznamů z kamery je ochrana majetku Společnosti, jejich klientů, zaměstnanců, externích dodavatelů, případně i dalších osob a jedná se tak o zpracování osobních údajů nezbytné pro ochranu oprávněných zájmů těchto osob.
Záznam z kamer (VSS) je uchováván rozdílně dle typu technologie, ale pouze po dobu nezbytně nutnou, která slouží k odhalení konkrétního protiprávního jednání (zejména krádeže či neoprávněného vstupu do prostor Společnosti) a není průběžně ze strany Společnosti kontrolován (zejm. neslouží ke kontrole činnosti osob ze strany Společnosti). Ke kontrole záznamu ze strany Společnosti může dojít pouze výjimečně v odůvodněných případech (např. při podezření z krádeže), kdy lze následně uchovávat záznam až do vyšetření takového případu. Přístup k záznamu má pouze bezpečnostní agentura a zaměstnanci sekce IT, které zabezpečuje provoz systému a nemají právo se záznamem jakkoliv nakládat bez souhlasu statutárního orgánu Společnosti. Jednatelé Společnosti mohou případně rozhodnout o tom, že v mimořádných případech může mít přístup k takovému záznamu i jiný pověřený zaměstnanec Společnosti v souvislosti s interním řešením konkrétního případu. Další zpřístupnění záznamu je možné jen ve prospěch Policie ČR, případně dalších orgánů a institucí, které se mohou podílet na vyšetřování zaznamenaného případu (zejm. vyšetření krádeže).
Společnost je oprávněna použít vedle základních identifikačních a kontaktních údajů (tj. jména a příjmení, pohlaví, roce narození, telefonního kontaktu, e-mailové adresy) vaši portrétní fotografii a dále údaje o roce zahájení vaší spolupráce se Společností v rámci interní platformy Novanet či interního komunikačního systému (např. PeoplePlace), neboť jde o zpracování založené na oprávněných zájmech Společnosti. Obdobně může Společnost i bez souhlasu použít vaši fotografii na vstupní kartě (pro účely zajištění bezpečnosti v prostorách Společnosti), neboť jde rovněž o zpracování nezbytné pro ochranu našich oprávněných zájmů.
Dále můžeme zpracovávat vaše osobní údaje, které nám dobrovolně poskytnete v jakémkoliv vašem uživatelském profilu v rámci interního komunikačního systému Společnosti, a osobní údaje, které sami dobrovolně zveřejníte na interní sociální síti Společnosti.
Pro účely PR, interního či externího marketingu Společnosti, včetně propagace Společnosti a jí vyrobených či vysílaných pořadů, můžeme použít i Vaše fotografie, které nám dobrovolně poskytnete, popřípadě které na základě vašeho souhlasu pořídíme (ať již prostřednictvím interního či externího fotografa). Takové fotografie, případně s vaším jménem nebo i dalšími identifikačními či kontaktními osobními údaji, můžeme použít na webových stránkách Společnosti, včetně stránek v rámci sociálních sítí, popřípadě i na listinných materiálech, respektive fotografiích umístěných v prostorách naší Společnosti. Tyto fotografie budeme zpracovávat po dobu trvání vámi uděleného souhlasu, respektive u listinných materiálů do doby rozdistribuování přiměřeného množství vytištěných materiálů.
Obdobně můžeme na základě Vámi poskytnutého souhlasu pořídit a rozšiřovat i zvukové a zvukově obrazové záznamy vaší osoby při plnění smluvních povinností v rámci naší spolupráce, a to všemi způsoby vyplývajícími z předmětu činnosti Společnosti (s tím, že můžete odmítnout účast na takových záznamech). Tyto záznamy budeme zpracovávat po dobu trvání smluvního vztahu.
Pro úplnost uvádíme, že v průběhu trvání našeho smluvního vztahu vás může Společnost požádat o vyfotografování na společných (hromadných) fotografiích a použití takových fotografií na webových či intranetových stránkách Společnosti za účelem dokumentace firemních aktivit a akcí a pro marketingovou propagaci Společnosti (s tím, že můžete odmítnout účast na takových záznamech). Takové použití fotografií bez uvedení dalších Osobních údajů není považováno za zpracování osobních údajů. Souhlas potřebný podle občanského zákoníku bude možné dovodit i ze skutečnosti, že se po výše uvedeném poučení takových aktivit a akcí zúčastníte a necháte se vyfotografovat.
Abychom vám mohli poskytnout přístup k místním parkovacím plochám Společnosti (na základě samostatné dohody s vámi), budeme zpracovávat vedle vašeho jména, adresy, data narození i registrační značku vámi používaného vozu. Toto zpracování probíhá na základě plnění smluvních povinností, plnění našich zákonných povinností a pro bezpečí vás, Společnosti a návštěvníků prostor Společnosti. Tyto Osobní údaje budeme uchovávat po celou dobu trvání našeho smluvního vztahu, nebo dokud nám nedáte na vědomí, že dále nepotřebujete přístup k místním parkovacím plochám Společnosti a nehodláte je dále využívat.
V návaznosti na existenci smluvního vztahu mohou být vaše osobní údaje (dokumenty, které se vás týkají) naší Společností uchovávány za jeho trvání i po skončení smluvního vztahu pro účely ochrany našich oprávněných zájmů, zejména pro účely obrany Společnosti proti možným nárokům externích dodavatelů, klientů či případně pro případ možných kontrol kontrolních orgánů ohledně splnění zákonných či smluvních povinností Společnosti. Při tomto zpracování se mohou zpracovávat obdobné údaje jako v případě vedení evidence externích dodavatelů, včetně účetní a daňové evidence. Údaje budou uchovávány po dobu až 3 roků po skončení smluvního vztahu, případně déle, zejména pokud by následně probíhala kontrola či soudní řízení. Naším oprávněným zájmem může být též pořizování nahrávek (záznamů) online pracovních schůzek prostřednictvím komunikačních aplikací a platforem (např. MS Teams). Bližší informace o takovém nahrávání a souvisejícím zpracování osobních údajů jsou vždy k dispozici v rámci pozvánky na příslušnou online schůzku.
K Osobním údajům bude mít přístup jen omezený počet pracovníků Společnosti, jako pracovníci právní, finanční a IT sekce a určití dozoroví pracovníci, a to pouze v nezbytném rozsahu. Tito pracovníci jsou vázáni povinností mlčenlivosti a mohou nakládat s Osobními údaji pouze na pokyn Společnosti, a pokud je to nezbytné v souvislosti s jejich pracovními povinnostmi.
Osobní údaje mohou být poskytnuty orgánům státní správy a/nebo orgánům činným v trestním řízení, pokud tak stanoví zákon, nebo pokud je to třeba k ochraně našich oprávněných zájmů (včetně práv třetích osob) v souladu s platnými právními předpisy.
Vaše Osobní údaje mohou také být sděleny třetím osobám, které poskytují Společnosti administrativní, odbornou a technickou podporu či jiné služby (např. IT a bezpečnost) a které jsou vázány povinností mlčenlivosti.
Pokud je to nezbytné, je Společnost oprávněna sdílet Osobní údaje i s externími poradci (například právními a daňovými poradci, účetními a auditory).
V některých případech jsme oprávněni sdělit Osobní údaje jiným subjektům v rámci spřízněných společností skupiny CME a/nebo skupiny PPF, pokud je nezbytně potřebují znát, pro potřeby podávání pravidelných interních a externích zpráv v souvislosti s výkonností Společnosti a/nebo v souvislosti s provozem Společnosti. Přijali jsme s našimi spřízněnými subjekty vhodná bezpečnostní opatření, abychom zabezpečili každé takové sdělení Osobních údajů.
Společnost vynakládá úsilí k tomu, aby byla při výběru poskytovatelů služeb provedena vhodná prověrka due diligence, a vyžaduje, aby tito poskytovatelé služeb přijali vhodná technická a organizační bezpečnostní opatření k zabezpečení Osobních údajů a aby zpracovávali tyto Osobní údaje pouze v souladu s pokyny Společnosti. Pokud nebude striktní povinnost důvěrnosti a účelového omezení nakládání s údaji (tj. použití údajů jen pro účel, pro který byly údaje zpřístupněny) vyplývat přímo z příslušných právních předpisů, zajistí tyto podmínky Společnost v rámci smluvního ujednání s poskytovatelem služeb. Poskytovatelé služeb budou moci využít k poskytování služeb Společnosti subdodavatele pod podmínkou, že se subdodavatel zaváže k plnění stejných povinností v souvislosti s ochranou Osobních údajů, jako poskytovatelé služeb.
Osobní údaje, které shromažďujeme, ukládáme na území Evropské unie (dále jen „ EU“) a Evropského hospodářského prostoru (dále jen „ EHP“). Vaše Osobní údaje mohou být v rámci výše uvedených účelů přenášeny a ukládány mimo území EU a EHP.
Při přenosu vašich Osobních údajů z vaší země do jiné je možné, že zákony a předpisy, které chrání vaše Osobní údaje v zemi, kam jsou vaše Osobní údaje předávány, mohou být jiné (nebo poskytovat slabší ochranu) než zákony a předpisy platné v zemi, v níž procházíte náborovým procesem.
Osobní údaje budou přenášeny mimo území EU a EHP pouze tam, kde je zajištěna dostatečná ochrana, zejména: i) rozhodnutím Evropské komise o přijatelné ochraně v zemi či zemích přijímajících Osobní údaje, ii) vhodnými závaznými vnitřními předpisy, iii) schváleným etickým kodexem spolu se závaznými a vynutitelnými závazky správce nebo zpracovatele v zemi mimo EU a EHP, iv) schváleným mechanismem osvědčování spolu se závazným a vynutitelným závazkem správce nebo zpracovatele v zemi mimo EU a EHP uplatnit vhodná ochranná opatření, nebo v) standardními smluvními doložkami v souladu s normami EU schválenými Evropskou komisí.
V souvislosti se zpracováním vašich Osobních údajů máte určitá práva, zejména i) právo vyžádat si od Společnosti přístup k vašim Osobním údajům, ii) právo na opravu vašich Osobních údajů, iii) právo na výmaz vašich Osobních údajů, iv) právo na omezení zpracování vašich Osobních údajů, v) právo na vznesení námitky vůči zpracování vašich Osobních údajů, vi) právo na přenositelnost (tj. právo požadovat, abychom převedli některé vaše Osobní údaje jiným subjektům, jakož i právo od nás obdržet vámi poskytnuté Osobní údaje), a vii) právo podat stížnost dozorovému úřadu.
Tato práva mohou být v určitých situacích omezena, například vaše právo vznést námitky vůči zpracování vašich Osobních údajů může být omezeno tam, kde jsme schopni prokázat závažné oprávněné důvody ke zpracování vašich Osobních údajů, které převažují nad vašimi zájmy (jinak řečeno, výše uvedená práva nemusejí platit vůči v rámci všech účelů zpracování specifikovaným v bodu 1. této Informace).
Tam, kde požadujeme Osobní údaje z důvodu plnění zákonných nebo smluvních povinností, je poskytování takových Osobních údajů povinné. To znamená, že pokud by takové Osobní údaje nebyly poskytnuty, nebyli bychom schopni spravovat náš smluvní vztah nebo splnit povinnosti, které jsou nám uloženy. V ostatních případech, pokud nám na naši žádost neposkytnete určité informace, je možné, že nebudeme schopni plnit smlouvu, kterou jsme s vámi uzavřeli (například vám uhradit odměnu), nebo nám tím může být zabráněno v plnění našich zákonných povinností.
Máte právo podat stížnost ohledně nakládání s vašimi Osobními údaji přímo Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).
Máme v úmyslu uchovávat vaše Osobní údaje pouze po dobu nezbytnou k dosažení účelu, k němuž byly shromážděny, zejména za účelem splnění zákonných či smluvních povinností a požadavků na podávání zpráv, v souladu se zásadami Společnosti pro uchovávání Osobních údajů. Bližší informace jsou uvedeny již v části 1. této Informace.
Například Osobní údaje obsažené ve vaší smlouvě s námi budou obvykle uchovány po dobu trvání této smlouvy, nebudeme-li ze zákona povinni je uchovávat déle, nebo pokud je nebudeme potřebovat k uplatnění našich práv či ochraně našich oprávněných zájmů. Některé vaše Osobní údaje, jako je například jméno, identifikační číslo a datum započetí spolupráce můžeme uchovávat po dobu 10 let pro daňové účely.
V případech, kdy zpracováváme vaše Osobní údaje na základě vašeho souhlasu, budou vaše Osobní údaje zpracovávány pouze po dobu trvání vašeho souhlasu, který můžete před uplynutím jeho trvání kdykoliv odvolat nebo omezit. V takovém případě přestaneme zpracovávat Osobní údaje, ohledně kterých byl souhlas odvolán, k určeným účelům, s výhradou případných zákonných povinností a použití pro potřeby plnění našich smluv či uplatnění našich legitimních práv (a legitimních práv třetích osob).
Pro informace o minimální zákonem stanovené době uchovávání, výhradách a výjimkách pro různé aspekty vašich Osobních údajů se laskavě obraťte na pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO) TV Nova nebo na sekci řízení lidských zdrojů.
Pokud máte ohledně zpracování vašich Osobních údajů další otázky nebo požadavky, nebo pokud si přejete uplatnit jakákoli svá práva uvedená v článku 4 výše, kontaktujte nás dopisem adresovaným pověřenci pro ochranu osobních údajů (DPO) TV Nova na adrese TV Nova s.r.o., Kříženeckého nám. 1078/5, 15200, Praha 5, Česká republika, nebo na e-mailové adrese [email protected].
***
Poslední aktualizace: 1. dubna 2023.
Tato Informace může být změněna či doplněna podle potřeby nebo vyžaduje-li to zákon. O podstatných změnách této Informace vás budeme informovat.